O papel do Diretor de Finanças em tempos de crise.

O objetivo deste artigo é fornecer diretrizes gerais para o Diretor ou Vice-Presidente de Administração e Finanças e, por que não dizer, também para outros gerentes alinharem seus esforços e trabalharem para fazer a organização sobreviver em períodos de crise como que estamos vivendo atualmente. Analisei especialmente empresas produtivas, empresas de consumo e distribuição em massa. Algumas idéias também podem ser ajustadas para empresas de médio porte, mas não analisei pequenas empresas nem empresas da área financeira e de serviços, mas acho que a leitura delas seria igualmente interessante para os gerentes de todas as empresas e áreas. Para restringir a análise, suponho que a área de Administração, como Recursos Humanos e Tecnologia, Informação, Comunicação e Automação, esteja sob a gestão do Diretor ou Vice-Presidente de Administração e Finanças.

Este artigo se refere geralmente aos 11 países que compõem a América Latina e o México, não considera, as Guianas, a América do Norte ou a América Central (Caribe):

A apresentação será dividida em três partes. A primeira publicação refere-se ao papel do diretor de administração e finanças, sua história, habilidades, competências, características psicológicas e como ele deve reagir a uma situação de crise como a atual. Na segunda parte, terá foco em o que deve ser considerado dentro do novo cargo em termos mais práticos em uma situação de crise e, na terceira publicação, abordarei as medidas financeiras específicas a serem tomadas dentro da empresa.

Breve histórico do Diretor Financeiro

Em qualquer país, desde que as organizações são criadas e começam a operar, existe uma estrutura formal e um produto de especialização; depois, há uma segregação de funções. Primeiro, há uma pessoa responsável pela contabilidade dos eventos contábeis e o restante dos problemas é tratado pelo proprietário da empresa como gerente. Então, antes do crescimento da empresa; os aumentos de renda, os custos e os problemas surgem; portanto, processos e funções começam a se tornar mais complexos e se separarem.

Surge a necessidade de um gerente de contabilidade responsável por várias pessoas. O proprietário gerencia os fluxos de caixa e os investe e solicita empréstimos para resolver situações específicas de financiamento, quando a empresa é média e fácil de gerenciar. Em seguida, complicamos os processos novamente, à medida que a empresa continua seu crescimento e precisam de recursos para melhorar sua infraestrutura e cobrir déficits temporários de fluxo de caixa; portanto, são solicitadas linhas de financiamento, bons tempos de cobrança são obtidos dos clientes e negociados. Preços baixos com fornecedores para gerenciar a relação de condições de pagamento versus condições de pagamento.

Nesse nível de complexidade, um especialista, cem por cento dessa função, já é necessário, este é o Diretor ou Vice-Presidente de Administração e Finanças, que lida com todos esses requisitos da teoria financeira e que geralmente também é responsável pela administração geral da empresa. companhia. Muitas vezes, ele também é responsável pelas áreas de TI e recursos humanos.

Caso o proprietário da empresa, por diferentes razões, considere necessário dividir as operações e criar uma ou mais empresas, tanto no país quanto no exterior, surge o conceito de Diretor ou Vice-Presidente de Administração Corporativa e Finanças, responsável pelas finanças de tudo é comum o grupo ter um representante da área de contabilidade financeira em cada uma das empresas do grupo, que podem ser gerentes assistentes financeiros ou gerentes contábeis, dependendo do tamanho. Neste ponto, já se fala de um Diretor de administração e finanças, que muitas vezes expõe a situação diretamente ao mesmo conselho de administração da empresa.

É comum que o Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Administração e Finanças seja o principal colega e consultor do Diretor Geral​​​​​​​. Os outros gerentes: comercial, vendas, marketing, logística, operações, recursos humanos e TI, são áreas nas quais o departamento de administração e finanças fornece vários serviços, tais como: relatórios, avaliação de eficiência, controles de orçamento, avaliação clientes em potencial, autorização de crédito etc. Eles são seus clientes do processo de serviços administrativos, comumente chamado de "BackOffice".

Nesta breve revisão, percebemos os caminhos que essas duas posições seguiram na empresa. O Diretor Geral deixou seu escopo administrativo e comercial e tornou-se um pouco mais analítico das grandes tendências, procurando padrões, trabalhando para o Conselho e modificando estratégias. O Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Administração e Finanças tornou-se uma posição mais estratégica, que busca atingir os objetivos, enfoca os novos cenários que o Diretor Geral fornece a ele e o ajuda a modificar a estratégia, fornecendo análises e mantendo-o constantemente atualizado. Ele é o braço direito ou co-piloto do Diretor Geral e apoia os negócios, participando da tomada de decisões.

Esta introdução nos ajuda a destacar isso como resultado da crise que ocorreu na América Latina devido a questões sociais em alguns países da região, como Chile, Colômbia, Argentina e Equador, entre outros, e depois agravada pela pandemia de Covid. 19, as economias perderam dinamismo e liquidez; portanto, a empresa precisa de um Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Finanças e Administração que retorne às suas origens, tornando-se mais administrativo, focado em números, procedimentos e controles, conforme explicado abaixo. 

A crise

Existem vários cenários no futuro de uma empresa, que colocam a equipe de gerenciamento, o modelo de negócios e seus colaboradores à prova. Em particular, por exemplo, em períodos de crise, o Diretor de Operaçõs enfatiza a redução de custos, otimizando o uso de matérias-primas, suprimentos, mantendo a qualidade e otimizando o uso da infraestrutura, uma vez que não são esperados novos investimentos. O Diretor Comercial, mais do que nunca, deve revisar sua lista de clientes atuais e potenciais e tentar capturar novas vendas, arriscando vendas em excesso, exigindo prazos o máximo possível e gerenciando com cuidado descontos para promover as maiores vendas possíveis, pois, nesses tempos, não é fácil procurar novos clientes. A equipe de vendas pode ficar desmotivada e o gerente de vendas deve ser extraordinariamente engenhoso para, pelo menos, manter vendas, organizando concursos, competições e dando incentivos para aumentar o moral de sua equipe de vendas.

Uma nova função para o Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Administração e Finanças

A crise transforma o papel desse gerente, de um Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Administração e Finanças moderno, um tipo de conciliador e "parceiro" do gerente geral, em um papel que enfatiza o controle e questiona tudo, monitora se os funcionários seguem os procedimentos estabelecidos, que certamente antes da crise não foram seguidos rigorosamente e lavantam novos indicadores que melhor informam essa situação para a tomada de decisões e os apresentam aos conselhos de administração para análise e posterior revisão. Você deve revisar todos os ciclos (ciclo de compra, ciclo de renda, ciclo de produção etc.) para verificar a conformidade, se não há encargos ociosos ou processos redundantes. A crise reduz o número de transações e, portanto, em diferentes departamentos, a quantidade de trabalho é menor, dando-nos a possibilidade de redistribuição de funções

Em seguida e ao mesmo tempo, são abertos diferentes problemas que exigem atenção "imediata", como: em armazéns, lidando com diferenças de estoque, devoluções de produtos por um ou mais clientes, a necessidade de fundos para pagamento de salários, impostos, arrendamentos, parcelas de empréstimos ou participação de reuniões com sindicatos nervosos por causa do que está acontecendo e que deseja conversar e acalmar, fornecimento incompleto de matérias-primas e suprimentos, uma área de operações que não produz porque está sem suprimentos, uma cadeia logística incompleta etc.

Para todas as opções acima, devemos adicionar a carga de trabalho que o Diretor Geral nos fornece, que está muito preocupada e deseja ver números para "ontem" e saber onde estamos e para onde estamos indo. Em resumo, a carga de trabalho é enorme, sem nunca perder o foco nos negócios, pois você corre o risco de perder vendas se o processo de negócios for muito prejudicado pela incorporação de muitos controles. Você sempre deve revisar os processos para ver se eles foram aprimorados, terceirizados ou eliminados.

Em relação aos riscos comerciais, seja devido à taxa de câmbio, inflação, novos regulamentos ou mudanças nas leis do país, as matrizes de risco devem ser elaboradas com sua avaliação, monitoramento e mitigação. É uma tarefa importante sensibilizar o conselho e os gerentes, chefes e colaboradores o máximo possível sobre a crise e os possíveis resultados com base em diferentes cenários, a fim de alcançar um alinhamento de esforços.

A situação se torna particularmente complexa, se considerarmos também que a empresa é uma Empresa Aberta e / ou Multinacional com um relatório para outros países com datas imutáveis, com o risco de multas por atrasos na entrega de informações e de revisões de informações. auditorias externas. Também devemos considerar que, nas multinacionais, o Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Administração e Finanças depende de um diretor financeiro regional ou "Chief Financial Officer", que também exige explicações e relatórios confiáveis.

Capacidade e responsabilidades de liderança

Como vemos, o papel do Diretor ou Vice-Presidente​​​​​​​ de Administração e Finanças passa de ter um papel estratégico, dedicando-se a propor ideais sobre como alcançar os objetivos organizacionais, colaborando nas estratégias, fazendo relatórios e sendo um inspetor que analisa e certifica lentamente da “Olympus ”, Que controla e toma decisões de vários tipos; começar a exercer um papel muito mais ativo, tomar decisões de curto prazo para manter a operação financeira e solicitar explicações para o menor desvio do orçamento, passa a ser um "goleiro" em um jogo na chuva, em um campo Enlameado e escorregadio, que consegue um objetivo tremendo e, mais ainda, nesses momentos de crise, todo mundo vem pedir algo e o quer com urgência. Isso geralmente é chamado de mudança de função proativa para reativa.

Também devemos cumprir e satisfazer nossos clientes externos e entidades reguladoras em cada país em que a empresa opera, como o governo, reguladores do mercado de valores mobiliários, instituições reguladoras tributárias, como o SII no Chile, a AFIP na Argentina, a DIAN na Colômbia e SUNAT no Peru, as diferentes instituições de previdência, as diretorias de trabalho, entre outras; sem perder de vista os objetivos da empresa de garantir viabilidade econômica e sustentabilidade a longo prazo.

Dada a diminuição da atividade comercial e a queda na receita, os cargos atuais de administração, apesar de terem perfis claramente definidos, passam a assumir diferentes responsabilidades e funções de acordo com os problemas impostos pela crise; por exemplo, o gerente geral se torna um gerente comercial e financeiro ativo, o gerente financeiro se torna um “verdadeiro goleiro, tentando diretamente evitar gols se preocupando com a redução de custos e despesas em todas as áreas a fim de garantir a sobrevivência organizacional.

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Marisol Sánchez

Principal Page Executive

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Engenheiro Comercial da Universidad de Chile, com 35 anos de experiência em empresas multinacionais. Demonstrou forte liderança de equipe e vasto conhecimento e experiência em Finanças, Operações, Logística e Recursos Humanos. Eficácia e autoridade comprovadas em áreas de especialização, devido a vários cargos gerenciais até Gerente Geral Interino e Controller Regional Interino para as Américas na Hewlett Packard.

Atualmente é Principal da Page Executive onde seleciona executivos para posições de C’level.