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El Rol del Director de Administración y Finanzas en Tiempos de Crisis I

El objetivo de este artículo es dar lineamientos generales para el Gerente de Administración y Finanzas y por que no decirlo, también a las otras gerencias para que alineen sus esfuerzos y trabajen para lograr hacer sobrevivir a la organización en períodos de crisis a nivel latinoamericano como los que estamos viviendo actualmente. Analicé en especial a las empresas productivas, de consumo masivo y empresas distribuidoras. Algunas ideas podrían ajustarse a las medianas empresas también, pero no analicé a los pequeños negocios, ni a las empresas del área financiera y de servicios, sin embargo creo que su lectura sería igualmente interesante para los gerentes de todas las empresas y áreas. Para acotar el análisis, estoy suponiendo que el área de Administración como la de Recursos Humanos y la de TICA (tecnologías de la información, comunicaciones y automatización) están bajo el alero del Gerente de Administración y Finanzas.

Este artículo se referirá en general a los 11 países que componen Latín América más México, no considera, las Guayanas, América del Norte ni América Central (Caribe)

La presentación será en tres partes, la primera la publicaré esta semana, la otra en la semana siguiente y la tercera en la subsiguiente. La primera publicación se refiere al Rol del Director de Administración y Finanzas, su historia, habilidades, competencias, características psicológicas y como éste debería reaccionar ante una situación de crisis como la actual. En la segunda parte nos enfocaremos en lo que debe considerarse dentro del nuevo Rol en términos mas prácticos ante una situación de Crisis y en la tercera publicación incursionaré en las medidas financieras concretas a tomar dentro de la empresa.

Breve historia del Director Financiero

En cualquier país desde que se crean y comienzan a operar las organizaciones, existe una estructura formal y producto de la especialización luego se produce una segregación de funciones. Primero hay un Encargado de la Contabilización de los sucesos contables y el resto de los temas los maneja el dueño de la empresa como Gerente. Luego ante el crecimiento de la empresa; aumentan los ingresos, se incrementan los costos y surgen los problemas, por lo que se comienzan a complejizar y separar los procesos y las funciones.

Surge la necesidad de un Jefe de Contabilidad a cargo de varias personas. El dueño maneja los flujos de efectivo y los invierte y solicita préstamos para solucionar situaciones de financiamiento puntuales, cuando la empresa es mediana y fácil de manejar. Luego volvemos a complejizar los procesos ya que la empresa continua su crecimiento y necesita fondos para mejorar su infraestructura y cubrir déficits transitorios de flujo de caja, por lo tanto se solicitan líneas de financiamiento, se obtienen buenos plazos de cobro a los clientes y se negocian bajos precios con los proveedores para administrar la relación plazos de pago, versus plazos de cobro.

A este nivel de complejidad, ya es necesario un especialista, ocupado cien por ciento de este rol, este es el Gerente de Administración y Finanzas, que maneja todos estos requerimientos de la teoría financiera y que usualmente también se encarga de la administración general de la empresa. Muchas veces además tiene a su cargo el área de TI y la de recursos humanos.

En caso que el dueño de la empresa por diferentes motivos vea necesario dividir las operaciones y crear una o mas empresas, tanto en el país o fuera de él, surge el concepto de Gerente de Administración y Finanzas Corporativo que se encarga de las finanzas de todo el grupo y es usual que tenga un representante del área financiero-contable en cada una de las empresas del grupo, que pueden ser subgerentes de finanzas o jefes de contabilidad dependiendo del tamaño. En este punto, ya se habla de un Director de Administración y Finanzas, quién muchas veces expone la situación directamente ante el mismo Directorio de la empresa.

Es usual que el Gerente de Administración y Finanzas sea el principal compañero y consultor del Gerente General. Las demás gerencias: comercial, ventas, marketing, logística, operaciones, recursos humanos y TI, son áreas a las cuales el departamento de administración y finanzas les entrega diversos servicios tales como: creación de reportes, evaluación de eficiencia, controles de presupuesto, evaluación de clientes potenciales, autorización de créditos, etc. Son sus clientes del proceso de servicios administrativos, comúnmente llamado “BackOffice”.

En esta breve reseña nos damos cuenta de los caminos que han seguido estas dos posiciones en la empresa. El Gerente General se ha salido de su ámbito administrativo y comercial y se ha vuelto un poco mas analítico de las grandes tendencias, busca patrones, trabaja para el Directorio y modifica las estrategias. El Gerente de Administración y Finanzas se ha transformado en un cargo más estratégico, que busca cumplir los objetivos, se enfoca en los nuevos escenarios que le entrega el Gerente General y lo ayuda a modificar la estrategia, entregándole análisis y manteniéndole actualizado constantemente. Es la mano derecha o copiloto del Gerente General y da soporte al negocio, participando en la toma de decisiones.

Esta introducción nos sirve para resaltar que a raíz de la crisis sucedida en Latin América a causa primero de los temas sociales en algunos países de la región tales como Chile, Colombia, Argentina y Ecuador entre otros y luego agudizada fuertemente por la pandemia del Covid-19, las economías han perdido dinamismo y liquidez, por lo que la empresa necesita un Gerente de Administración y Finanzas que vuelva a sus orígenes, volviendo a ser mas administrativo, enfocado en los números, procedimientos y los controles, tal como se explica a continuación.

La Crisis

Existen diversos escenarios en el devenir de una empresa, que colocan a prueba al equipo gerencial, al modelo de negocios y a sus colaboradores. En particular por ejemplo, en los períodos de crisis el Gerente de Operaciones coloca énfasis en bajar costos, la optimización del uso de materias primas, suministros, mantener la calidad y optimizar el uso de la infraestructura, ya que no se esperan nuevas inversiones. El Gerente Comercial mas que nunca debe repasar su listado de clientes actuales y potenciales, y tratar de capturar nuevas ventas arriesgándose a la sobreventa, exigiendo al máximo los plazos y manejando minuciosamente los descuentos para propiciar las mayores ventas posibles, ya que en estos tiempos no es fácil buscar nuevos clientes. El equipo de ventas se desmotivará y el Gerente de Ventas debe ser extraordinariamente ingenioso para por lo menos mantener las ventas, haciendo concursos, competencias y dando incentivos para levantar la moral de su equipo de ventas.

 

Un nuevo Rol del Gerente de Administración y Finanzas

La crisis transforma el rol de este gerente, desde ser un Gerente de Administración y Finanzas moderno, un conciliador y tipo “partner” del Gerente General, hacia un rol que enfatiza el control y cuestiona todo, vigila que los colaboradores se apeguen a los procedimientos establecidos, que seguramente antes de la crisis no se seguían con rigurosidad y levanta nuevos indicadores que informan lo mejor posible de esta situación para la toma de decisiones y poder presentarla a las juntas de gerencia para su análisis y posterior revisión.

Debe revisar todos los ciclos (ciclo de compras, ciclo de ingresos, ciclo de producción, etc.) para verificar su cumplimiento, que no existan procesos y cargos ociosos ni procesos redundantes. La crisis disminuye la cantidad de transacciones y por lo tanto en diversos departamentos, es menor la cantidad de trabajo entregándonos la posibilidad de reasignación de funciones o la desvinculación.

En secuencia y al mismo tiempo se abren diferentes flancos de problemas que exigen atención “inmediata”, tales como: en las bodegas tratar las diferencias de inventario, las devoluciones de productos por parte de uno o varios clientes, la necesidad de fondos para el pago de remuneraciones, impuestos, arriendo, cuotas de préstamos, o atender reuniones con un sindicato nervioso debido a lo que acontece y que desea hablar para tranquilizarse, la recepción incompleta desde proveedores de materias primas y suministros, un área de operaciones que no produce porque está sin suministros, una cadena logística incompleta, etc.

A todo lo anterior debemos sumar la carga de trabajo que nos da el Gerente General que está muy preocupado y quiere ver números para “ayer” y conocer donde estamos y a donde nos dirigimos. En resumen, la carga de trabajo es enorme, sin perder nunca el enfoque comercial, ya que se corre el riesgo de perder ventas si se entorpece demasiado el proceso comercial incorporando muchos controles. Siempre se debe estar revisando los procesos para saber si se mejoran, se tercerizan o se eliminan.

Respecto de los riesgos del negocio, ya sean por el tipo de cambio, inflación, nuevas reglamentaciones o cambios en las leyes del país, se deben levantar matrices de riesgo con la evaluación de ellos, su seguimiento y su mitigación. Es una labor importante la de sensibilizar al máximo al directorio y a las gerencias, jefaturas y colaboradores respecto de la crisis y los posibles resultados en base a diferentes escenarios de modo de lograr un alineamiento de los esfuerzos.

La situación se hace particularmente compleja, si además consideramos que la empresa es una Sociedad Anónima Abierta y/o una Multinacional con reporte hacia otros países con sus propias fechas inmodificables, con riesgo de multas por atrasos en la entrega de información y de las revisiones de auditorías externas. También debemos considerar que en las Multinacionales el Gerente de Administración y Finanzas depende de un funcional de finanzas regional o “Chief Financial Officer” quien también exige explicaciones y reportes confiables.

Como vemos, la función del Gerente de Administración y Finanzas pasa de tener un rol estratégico, dedicándose a proponer ideas de cómo llegar a los objetivos organizacionales, colaborar en las estrategias, hacer reportes y ser un inspector que revisa y certifica pausadamente desde el “Olimpo”, que controla y toma decisiones de diversa índole; a comenzar a ejercer un rol mucho mas activo, tomando decisiones de corto plazo para mantener la operación financiera y solicitando explicaciones por la mas leve desviación respecto de lo presupuestado, comienza a ser un “arquero” en un partido bajo la lluvia, en un terreno fangoso y resbaloso, al que le pueden pasar un tremendo gol y mas encima en estos momentos de Crisis todos acuden a pedir algo y lo quieren urgente. Esto comúnmente se denomina el cambio de tener un rol proactivo a uno reactivo.

Capacidad de Liderazgo y responsabilidades

Como pudimos leer en los párrafos anteriores, en una situación de crisis debemos tener los conocimientos, las habilidades y las competencias necesarias, entre ellas: la de ser flexible, comunicativo y además ser “Líderes a todo evento”, donde se pondrá a prueba nuestro temple y carácter para relacionarnos y contestar cortés y asertivamente las consultas. Además, deberemos aplazar lo que se pueda diferir y entregar los reportes adecuados, saber diferenciar lo importante de lo urgente, dejando a nuestros clientes internos a lo menos tranquilos.

También debemos cumplir y dejar satisfechos a nuestros clientes externos y entes reguladores en cada país donde opera la empresa, tales como el Gobierno, los reguladores del mercado de valores, las instituciones reguladoras de impuestos como el SII en Chile, AFIP en Argentina, DIAN en Colombia y SUNAT en Perú, las diferentes instituciones previsionales, las direcciones del trabajo, entre otras; sin perder de vista los objetivos de la empresa de asegurar la viabilidad económica y la sostenibilidad en el largo plazo.

 

Dada la disminución de la actividad comercial y la baja de ingresos, los cargos gerenciales actuales a pesar de poseer perfiles claramente definidos, comienzan a tomar diferentes responsabilidades y funciones (cambian) según los problemas que imponga la crisis; por ejemplo el Gerente General se transforma en un activo Gerente Comercial y también Financiero, el Gerente de Finanzas se transforma en un verdadero arquero tratando directamente de evitar los goles (por ejemplo en tiempos normales juega como cinco o en media cancha, donde desarrolla el negocio) debiendo preocuparse de disminuir los costos y gastos en todas las áreas y ejercer un estricto control de los ingresos, de modo de asegurar la supervivencia organizacional.

Creado por:

Marisol Sánchez

Principal Page Executive

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